Nel contesto normativo attuale, la gestione documentale non può più limitarsi alla semplice archiviazione. La conformità a GDPR, ISO 27001 e NIS2 richiede capacità avanzate di dimostrare in modo inequivocabile l’integrità, la data certa, la provenienza e la tracciabilità dei file. ContentProtector.it nasce per fornire strumenti tecnici con valore legale, basati su tecniche di informatica forense e standard europei di firma e timestamp qualificato.

1. Integrità del documento e verificabilità (Art. 5 GDPR – Integrità e riservatezza)

L’integrità è uno dei principi cardine del GDPR. Un’organizzazione deve essere in grado di dimostrare che un documento non è stato alterato tra la sua produzione e la sua consultazione. Con ContentProtector.it ogni file viene certificato tramite:

• hash SHA-256 generato in modo trasparente e verificabile
• timestamp elettronico qualificato conforme al Regolamento eIDAS
• pacchetto probatorio completo con informazioni tecniche e metadati

Questi elementi garantiscono prova opponibile a terzi, utile in caso di audit, contestazioni o verifiche interne.

2. Data certa e accountability (Art. 5.2 GDPR)

La capacità di dimostrare quando un documento è stato creato, condiviso o modificato è un requisito fondamentale del principio di accountability. I professionisti spesso devono certificare:

• versioni aggiornate di policy e informative
• DPIA e documentazione relativa ai trattamenti
• registro del trattamento
• documentazione tecnica condivisa con responsabili esterni
• snapshot di sistemi, portali interni, pagine amministrative e log

Ogni certificazione generata dalla piattaforma attribuisce data certa legalmente valida a livello europeo, evitando contestazioni sulla cronologia dei documenti.

3. Tracciabilità della consegna dei file

La piattaforma consente di generare un link tracciato per la consegna dei documenti, permettendo di verificare:

• avvenuta apertura
• indirizzo IP utilizzato
• dispositivo e sistema operativo
• data e ora dell’accesso
• eventuali riaperture successive

Questa informazione è particolarmente utile in caso di incidenti di sicurezza, data breach o dispute su documenti non ricevuti o non visionati.

4. Utilizzi concreti in ambito GDPR, audit e compliance

• certificazione del registro trattamenti aggiornato
• prova di consegna delle informative a clienti o fornitori
• archiviazione probatoria per audit ISO 27001 e NIS2
• snapshot certificati di configurazioni e pannelli amministrativi
• certificazione dei piani di sicurezza consegnati al DPO
• documentazione per contenziosi con fornitori o responsabili esterni
• archiviazione delle versioni delle policy aziendali
• conservazione certificata delle misure tecniche e organizzative

La piattaforma opera interamente online, senza installare software e con generazione immediata della prova digitale certificata.

5. Uno strumento utile per garantire conformità normativa continua

ContentProtector.it rappresenta una soluzione concreta per rafforzare la governance documentale, fornendo una protezione che unisce praticità, certificazione forense e valore legale. Le organizzazioni che devono rispettare GDPR, standard ISO o obblighi derivanti da NIS2 possono adottare questa tecnologia come parte integrante delle proprie procedure di sicurezza e compliance.